Enterprise Asset Management (EAM) : Enfin une définition claire

L’Enterprise Asset Management (EAM) désigne l’ensemble des pratiques, outils et processus permettant de gérer le cycle de vie complet des actifs d’une entreprise. Par “actif”, on entend ici tout ce qui a de la valeur pour l’organisation :

• Biens matériels (bâtiments, machines, équipements IT, terminaux) ;
• Actifs logiciels (licences, applications métiers, outils SaaS) ;
• Ou encore ressources informationnelles ou techniques.

Un système EAM permet donc de recenser et documenter ces actifs, d’analyser leur usage et leur état, de suivre leur coût de possession (TCO), mais aussi de planifier leur maintenance et leur remplacement, et même d’anticiper les besoins de mise à niveau ou d’intégration dans une architecture plus globale.

Notez par ailleurs que le sigle EAM est également celui de “Enterprise Architecture Management”, qui peut dans les faits être considéré comme un équivalent à “Enterprise Asset Management”.

Historiquement, l’EAM était surtout utilisé dans l’industrie ou la logistique (ex : maintenance de machines, suivi des flottes de véhicules, etc.). Mais aujourd’hui, il est devenu un outil stratégique pour la DSI :

• Il alimente la cartographie du SI (systèmes, interconnexions, flux) ;
• Il permet de piloter les dépendances entre applications ;
• Et il contribue à fluidifier la circulation des données entre les briques logicielles (dont les CRM et les outils de fidélité).

Un bon dispositif EAM offre ainsi une vision centralisée, fiable et actualisée des actifs informatiques. C’est ce qui en fait un point d’appui précieux pour les projets de transformation digitale, de rationalisation ou d’interopérabilité.

Le terme “asset management” peut prêter à confusion, car il est utilisé dans plusieurs domaines. Dans le secteur financier, il désigne la gestion d’actifs financiers (portefeuilles, investissements). Mais dans notre contexte (celui de l’entreprise et de l’IT), il prend un tout autre sens.

L’asset management fait ici référence à la gestion des actifs tangibles et intangibles d’une organisation, avec pour objectifs de maximiser leur utilisation, de réduire les coûts liés à leur maintenance (ou à leur renouvellement), d’anticiper leur obsolescence et de garantir leur alignement avec les besoins métiers.

Dans une entreprise, les “assets” incluent notamment :

• Les postes de travail, serveurs, équipements réseau ;
• Les licences logicielles ;
• Les applications métiers ;
• Les bases de données et plateformes cloud ;
• Les composants d’infrastructure (on-premise ou virtualisés).

L’asset management est donc un pilier de la gouvernance IT : il permet à la DSI de piloter son parc technologique, de sécuriser les investissements, et de rendre des comptes sur les usages. C’est cette approche “étendue” et systémique qui donne naissance à l’EAM (c’est-à-dire l’asset management appliqué à l’échelle de l’entreprise).

La gestion de l’architecture d’entreprise, ou “Enterprise Architecture” (dans l’expression “Enterprise Architecture Management”), est une discipline visant à modéliser, structurer et faire évoluer le système d’information de l’entreprise.

Elle repose sur un principe simple : pour que les outils informatiques servent efficacement les métiers, il faut une vision claire et cohérente de l’ensemble du SI (systèmes, données, interactions, flux, etc.).

La gestion de l’architecture d’entreprise permet de :

• Cartographier les applications existantes, leurs usages et interdépendances ;
• Modéliser les processus métier qui les traversent ;
• Identifier les redondances, les silos ou les risques d’incompatibilité ;
• Et surtout, de définir une trajectoire cible : quelles briques garder, faire évoluer, remplacer ou connecter.

L’intérêt ? Assurer que chaque décision IT (achat et choix d’un nouvel outil, migration, interconnexion) s’insère harmonieusement dans le système global, sans générer de dette technique ni de perte de valeur.

Et c’est précisément ici que l’EAM vient renforcer la démarche d’architecture : en fournissant une vision opérationnelle et actualisée des actifs, il alimente les cartographies, facilite les arbitrages et soutient les projets structurants (CRM, ERP, plateformes de data, etc.).

Dans le contexte de l’Enterprise Asset Management, l’asset manager est le professionnel chargé de piloter les actifs d’une organisation, tout au long de leur cycle de vie.

Son rôle ? Mettre en œuvre une stratégie de gestion d’actifs cohérente, alignée avec les objectifs de performance, de sécurité et de transformation de l’entreprise. Concrètement, ses missions peuvent inclure :

• L’inventaire et la cartographie des actifs physiques et numériques ;
• La supervision des achats, de la maintenance et des renouvellements ;
• La mise en place de procédures de suivi, de conformité et de documentation ;
• La collaboration étroite avec les équipes IT, métiers et sécurité ;
• Et dans certains cas, la participation active aux projets d’architecture SI.

Notez que l’asset manager n’est pas un technicien isolé : il agit comme interface entre la stratégie, l’opérationnel et les outils, pour garantir que les ressources de l’entreprise (matérielles ou logicielles) servent au mieux les besoins métier.

Dans les grandes organisations, ce rôle peut être intégré à une équipe dédiée (Asset Management Office) ou réparti entre plusieurs fonctions : DSI, architecture d’entreprise, responsable achats IT, etc.

Une solution EAM est un outil logiciel conçu pour centraliser la gestion des actifs d’une entreprise. Elle permet notamment de :

• Créer un référentiel unique et structuré des actifs ;
• Suivre leur état, leur cycle de vie, leur coût et leur criticité ;
• Connecter ces informations à d’autres briques du SI (ERP, CRM, outils de maintenance, etc.) ;
• Générer des rapports, audits ou scénarios d’optimisation ;
• Et cartographier les interconnexions entre actifs, processus métier et données (notamment les Données Clients de l’entreprise).

En bref, la solution EAM est l’outil qui permet de passer d’un suivi “local” des équipements à une gouvernance globale du patrimoine IT. Voici à titre d’exemples 7 outils largement utilisés et bien implantés sur le marché, chacun avec ses spécificités :

• SAP LeanIX :

Solution robuste pour la modélisation de l’architecture IT, très utilisée pour cartographier, planifier les transformations et aligner l’IT avec la stratégie de l’entreprise.

• Ardoq :

Plateforme orientée collaboration et visualisation dynamique. Permet de documenter les flux, modéliser des scénarios et impliquer les métiers.

• Business Architecture Platform :

Outil axé sur l’alignement stratégique, la structuration des modèles métier et la visualisation des dépendances entre applications.

• Bizzdesign :

Solution complète d’EAM, intégrant stratégie, exécution, processus et technologie. Appréciée pour sa flexibilité et sa puissance analytique.

• Archi :

Logiciel open source basé sur la norme ArchiMate. Utilisé pour des projets de cartographie d’architecture d’entreprise, notamment en environnement académique ou public.

• OrbusInfinity : 

Suite modulaire orientée gouvernance, conformité et transformation digitale. Reconnue pour son intégration avec Microsoft 365 et son agilité.

• Boldo :

Nouvelle génération d’outil EAM, axé sur l’agilité, la documentation visuelle et la facilité de prise en main pour les équipes non techniques.

Important : le choix d’une solution dépendra toujours de vos objectifs, qu’il s’agisse de cartographier rapidement un SI complexe, de modéliser les dépendances dans le cadre d’un projet de CRM ou de Customer Data Platform, ou encore de documenter votre système pour mieux anticiper les impacts d’un changement à venir.  

La notion de maintenance est historiquement au cœur de l’Enterprise Asset Management. Pourquoi ? Eh bien parce qu’un système EAM ne se contente pas de recenser des actifs : il vise à prolonger leur durée de vie utile, réduire les pannes et optimiser leur performance dans le temps.

Cela implique :

• Le suivi des opérations de maintenance préventive (nettoyage, mise à jour, recalibrage) ;
• La planification des interventions correctives en cas de dysfonctionnement ;
• L’analyse des coûts de maintenance vs coûts de remplacement ;
• Et de plus en plus, l’intégration de données en temps réel (IoT, capteurs, alertes).

Pour faire simple, la maintenance EAM est un levier de performance, autant pour les équipements physiques que pour les infrastructures numériques.

Ces deux concepts sont souvent confondus, mais ils recouvrent des périmètres (subtilement) différents. Comme nous l’avons vu précédemment, l’EAM gère tous les types d’actifs de l’entreprise (matériels + immatériels). Il a donc une vision globale, transverse, orientée stratégie SI et architecture.

De son côté, Software Asset Management (SAM), aussi appelé AMS (Asset Management Software), se concentre uniquement sur les actifs logiciels : licences, contrats et conformité. Son objectif : maîtriser les coûts, éviter le shadow IT et assurer la conformité logicielle.

Voici les fonctions clés du SAM (ou AMS, selon votre préférence en termes d’acronymes) :

• Suivi des licences installées/utilisées ;
• Optimisation des contrats éditeurs ;
• Réduction du risque de non-conformité ;
• Évaluation du ROI des logiciels.

En résumé, l’EAM pilote l’ensemble du patrimoine IT (et non IT). Tandis que le SAM/AMS est une sous-discipline, spécialisée dans les logiciels. Or, dans une architecture bien conçue, les deux doivent interagir : l’EAM pour la vision d’ensemble, le SAM/AMS pour la granularité des usages logiciels.

La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est souvent mise en parallèle avec l’EAM. Et pour cause : elles ont des origines communes, notamment dans l’industrie et la maintenance technique. Mais là encore, leurs périmètres diffèrent.

La GMAO désigne un logiciel spécialisé dans la gestion des interventions de maintenance sur les équipements techniques (machines, bâtiments, infrastructures). Ses fonctions clés :

• Suivi des pannes et réparations ;
• Planification des interventions ;
• Gestion des pièces détachées ;
• Alertes et historiques de maintenance.

De son côté, l’EAM (Enterprise Asset Management) a une approche bien plus large, qui englobe la GMAO, mais y ajoute :

• La cartographie des actifs
• Leur rôle dans l’architecture IT
• Leur intégration aux processus métiers
• Le pilotage stratégique du SI

En résumé, la GMAO est orientée opérationnel terrain (sur la partie maintenance). Alors que l’EAM vise la gouvernance globale des actifs, en lien avec la stratégie d’entreprise, la DSI et les flux de données.

Aujourd’hui, un projet CRM, Data ou marketing relationnel ne peut plus être pensé isolément. Il s’inscrit dans un écosystème d’outils connectés, où les données doivent circuler sans rupture et avec une parfaite cohérence.

C’est précisément là que l’Enterprise Asset Management devient un levier stratégique. En intégrant une solution EAM dans l’architecture IT, l’entreprise gagne une vision complète et structurée de ses actifs informatiques :

• Quels outils sont utilisés ?
• Par qui ?
• Avec quelles interactions ?
• Où la donnée est-elle stockée, enrichie, exploitée ?
• Quels sont les points de friction ou de doublon dans les flux ?

Cette cartographie fine et dynamique permet de mieux positionner les outils Data, CRM ou Marketing Automation. Et donc de fluidifier les échanges de données entre systèmes, d’éviter les silos (techniques ou fonctionnels), de sécuriser les interconnexions (RGPD, gouvernance), et même d’anticiper les impacts d’un changement d’outil ou d’un nouveau canal. 

Pour CustUp, c’est un enjeu central dans nos missions de conseil et de déploiement CRM. Car nous savons que la réussite d’un projet ne repose pas uniquement sur le choix de l’outil… mais sur sa place dans l’architecture. Avant d’installer une nouvelle brique, il faut comprendre l’ensemble du bâtiment. Et c’est justement ce que permet une approche EAM bien intégrée !

Un projet CRM ? Une plateforme Data à structurer ? Faites-vous accompagner dans la modélisation de votre environnement pour positionner vos outils au bon endroit et de la meilleure façon.